経理の「締めの3日間」を仕組みで短くする

締めの数日間に、仕事が集まってくる

月次決算（毎月の取引を締めて損益や財務の状況をまとめる作業）の前になると、経理部門だけが深夜まで残っている。多くの会社で見かける光景です。人を増やす、処理を速くする、ツールを入れる。打ち手はいくつも浮かびますが、まず確かめたいのは、仕事が「どの日に」経理へ届いているかです。

医療法人徳洲会の湘南鎌倉総合病院（職員約2300人、年間売上高500億円）の経理では、毎月14〜16日を「地獄の3日間」と呼んでいました。毎月10日頃から届き始める請求書は全体の約2割にすぎず、残りの約8割は14日頃に資材課からまとめて届きます。月次報告の期限は17日の昼。大半の請求書を3日間で処理するしかなく、深夜まで作業が続くこともあったといいます。

上司2人が相次いで退職し、経理は入職3年目だった野田亜紀人氏（経理課・経営企画室係長）と部下の2人体制になっていました。野田氏は当時、「今日中に終わるんだろうか」と思いながら机に向かっていたと振り返っています。

ここで押さえておきたいのは、締めの苦しさが担当者の処理能力だけで生まれていたわけではない点です。請求書が届くまでの流れが、仕事を締めの直前に押し寄せる形になっていました。締めを短くする取り組みは、この「流れ」を見直すところから始まります。

仕事が締め前に「たまる」3つの場所

締めの直前に仕事が集まる職場には、たいてい共通する「たまり場」があります。ここでは2つの事例から、3つに分けて見ていきます。

1. 入口がばらばらで、受け取るたびに確認が要る

京浜急行電鉄（京急電鉄）は2022年から、グループ共通の経理基盤としてSAP S/4HANAを各社に順次導入してきました。それでも、取引先マスター（取引先の名称や口座などの基本情報）の登録・更新では手作業が残りました。グループ各社からの申請がグループウェアやメールなど複数の経路で届き、記入漏れ、半角カナの混入、略称ルールの違反があるたびに、担当者が確認して差し戻していたためです。

基幹システムを共通にしても、そこへ入る手前の受け取り方がそろっていなければ、確認と差し戻しは人の手に残ります。

2. 経理に届くまでの回覧に日数がかかる

湘南鎌倉総合病院では、取引先から届いた請求書を総務課が仕分けて各部署へ回し、部署で開封して納品書と目で照合し、現場の上長が回覧してから、ようやく経理に届いていました。経理の手元に来るまでに2〜3日。経理が早く処理を始めたくても、書類が届かなければ手をつけられません。

3. 台帳が一人のもので、仕事を分けられない

同じ病院では、Excelの台帳を複数人で同時に編集する仕組みがなく、請求書処理が特定の担当者に寄っていました。ほかの職員に手伝ってもらおうにも、分ける単位がない状態です。さらにインボイス制度で登録番号の確認や税率の区分といった作業が増え、電子で届いた請求書をわざわざ紙に印刷して処理していたといいます。

入口、回覧、台帳。どれも一つひとつは小さな手順ですが、重なると「締め前にしか進められない仕事」が生まれます。

手順をそろえる順番

では、どこから手をつけるか。2つの事例で効いた打ち手を、取り組む順に並べると次のようになります。

順番に意味があるのは、後ろの手順ほど前の手順に支えられているからです。入口がばらばらなまま処理を前倒ししても、差し戻しが増えるだけです。届く日がそろわないまま台帳を共有しても、結局は締めの直前に全員で作業することになります。まず受け取る形をそろえ、次に流れを前に寄せ、最後に分担できる状態をつくる。この順で進めると、一つ整えるたびに効果を確かめながら次へ進めます。

入口を一つにし、受け取る形を決める

京急電鉄は、サイボウズの業務アプリ構築基盤「kintone」で、申請の受付から承認、SAPへ取り込むファイルの作成、進捗の管理までを一つの流れにまとめました。2026年2月に本格稼働し、この業務で年間約600時間、約75％の業務時間の削減を見込んでいます。入口をそろえると、入力の不備は受け取る時点で止められ、確認と差し戻しの往復が減ります。

届いた日から進められる流れにする

湘南鎌倉総合病院は、Sansanのインボイス管理サービス「Bill One」を導入しました。請求書が届いた段階から処理を進められるようになり、月次報告前の3日間に業務が集中する状況が解消されたといいます。請求書1件あたりの処理時間は約10分短くなり、年間で約1200時間の削減につながりました。締めの日付は変えずに、仕事が始まる日を前に寄せた形です。

台帳を一人のものにしない

同じ導入でExcel台帳への入力が不要になり、ほかの職員と業務を分担しやすくなりました。締めを短くするには、処理を速くすることに加えて、複数の人で同時に進められる状態にしておくことが欠かせません。

相手に求める変更は小さくする

見落としやすいのが取引先の負担です。野田氏がツールを比べたとき、重視したのはデータ化の正確さ、取引先の負担、導入費用の3点でした。請求書の送り方などの変更を取引先に求めた場合、対応できると答えたのは約半数にとどまったといいます。社内の手順をそろえるときも、外の相手に大きな変更を求める設計は止まりやすい。現場の運用を大きく変えずに入れられるかどうかも、判断の材料になっていました。

一つの部署の改善を、組織の仕組みにする

湘南鎌倉総合病院の取り組みは、徳洲会グループの他施設にも広がりました。背景には人手不足があります。経理職員の約4割が50歳以上で定年退職が増える見込みのうえ、M&Aで施設の数も増え続けていました。

ただ、全施設へ広げる段階では「絶対に導入しなければならないのか」「自分たちだけで運用できるのか」という声が現場から上がりました。野田氏は、その背景にシステムへの拒否感だけでなく、「自分の仕事がなくなるのではないか」「負担が増えるのではないか」という不安があると受け止めています。そこで重ねた工夫は3つです。

• こちらから連絡する。「困ったら連絡してください」と待つだけでは相談は来ないため、定期的に各施設へ電話をかけ、必要に応じてWeb会議や訪問で支えた。
• 役割を分ける。会計ソフトとの連携やデータ取り込みの設定など専門的な作業はプロジェクトチームが担い、施設独自の運用フローの整備や取引先への案内は、その施設でなければできない仕事として各施設が担った。
• 空いた時間の使い道を一緒に考える。システム化で生まれた時間を人員削減に直結させず、職員が新しい業務に挑戦する機会にしようとしている。

「導入で生まれたリソースを何に配分するのか。新たな経理の役割は何か。これらを職員と一緒に考え、より付加価値の高い仕事に挑戦できる環境を整えていく取り組みで現場の抵抗感を取り除いていきました」（野田氏）

現在91施設が導入し、2027年には165施設で導入を終える予定です。手順をそろえる話は、ツールの話であると同時に、誰が何を担うかを決め直す話でもあります。共通の仕組みは本部が整え、現場でしかわからない運用は現場が決める。この線引きがあることで、一つの部署の改善が組織全体の仕組みとして広がっていきます。

AIは、そろえた手順の上で効く

経理にAIを使う動きも出てきました。静岡県磐田市はテックタッチと、財務会計システムの中に生成AIを組み込む実証を2026年4〜6月に行いました。源泉の誤りによる返戻は月平均4件から1.5件へ、支払遅延に伴う返戻は21件から7件へ減り、廃棄物処理に関する不備伝票は2.5件から0件になりました。業務時間に換算すると年間590.4時間相当の削減効果だとしています。

注目したいのは運用の形です。AIがすべてを判断するのではなく、業務ルールや入力内容をもとに判断を支える役割にとどめ、最終判断や例外の処理は職員が担いました。課題としては、AIのチェック待ちが非効率に感じられる場面や、判定の論理を直す必要が出たこと、職員への周知と継続的な改善が必要なことが挙がっています。

ここから読み取れるのは、AIが確かめる「ルール」が先に決まっていないと、AIの出番がないということです。入力の決まりや確認の基準がそろっていれば、繰り返し同じ結果になるべき確認はAIに任せられます。一方で、例外をどう扱うか、判定の基準をどう直すか、空いた時間で経理が何を担うか。これらを決めるのは人の仕事として残ります。標準化を先に、AIを後に置く順番は、そのためです。

来月の締めまでに、まず一つ整えるなら

締めを短くする取り組みは、大きなシステム刷新から始めなくてかまいません。最初の一歩としておすすめしたいのは、先月の請求書や申請が「いつ」「どの経路で」「何件」経理に届いたかを、日付ごとに数えてみることです。

• 届いた日付の分布を見て、締めの直前に何割が集まっているかを確かめる
• 経路ごとに、確認や差し戻しが多いものを洗い出す
• 経理に届くまでに通る部署と、そこでかかっている日数を書き出す
• 一人しか触れない台帳やファイルがないかを確かめる

この棚卸しで、どこに仕事がたまっているかが見えてきます。見えれば、入口をそろえるのか、回覧を短くするのか、台帳を共有するのか、手をつける順番も決められます。AIやツールは、その後に「どの確認を任せるか」を決めて入れれば、効果を確かめやすくなります。

手順を整えた分だけ、経理の人は締め前の作業に追われる時間を減らし、より付加価値の高い仕事に時間を回せるようになります。Noumaは、経理をはじめとする部門ごとの業務の棚卸しと手順の標準化、その上でのAI活用まで、現場の皆さまと同じ側に立って一緒に進めます。月次の締めや部門の業務の進め方でお悩みがあれば、お問い合わせからお気軽にご相談ください。

出典

• ITmedia ビジネスオンライン「毎月“地獄の3日間”に追われた病院経理　年間1200時間を削減、現場の『今のままでいい』をどう乗り越えた？」（2026年10月20日） https://www.itmedia.co.jp/business/articles/2610/20/news010.html
• キーマンズネット「京急電鉄、SAPを導入しても消えない『手作業』 kintoneで年間600時間の削減を見込む」（2026年10月20日） https://kn.itmedia.co.jp/kn/article/2610/20/2000002370/
• キーマンズネット「磐田市、財務会計業務への生成AI導入実証　年間590時間、約177万円の削減効果を確認」（2026年10月23日） https://kn.itmedia.co.jp/kn/article/2610/23/2000002509/